Personalkosten: Was kosten uns Mitarbeitende?

Beim Stichwort "Personalkosten" denken viele nur an den Lohn von Mitarbeitenden. 

Der Arbeitgeber bezahlt jedoch auch einen beachtlichen Teil der Sozialversicherungsbeiträge. 
Je nach Alter und Anstellungsbedingungen des Mitarbeitenden kommen Kosten von 10 - 30% des Bruttolohns dazu.

Um beurteilen zu können, was uns Mitarbeitende kosten, gilt es zwei Situationen zu unterscheiden:

1.Reguläre Zahlung von Lohn und Sozialversicherungsbeiträgen

2.Kosten beim Ausfall von Mitarbeitenden (Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Dienstpflicht) 
 

1. Reguläre Zahlung von Lohn und Sozialversicherungsbeiträgen

Die buchhalterische Abbildung von Lohnzahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen setzt einige Grundkenntnisse des Schweizer Sozialversicherungsrechtes voraus:

• die Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (Dreisäulensystem),
• der Schutz vor Folgen einer Krankheit und eines Unfalls,
• der Erwerbsersatz für Dienstleistende und bei Mutterschaft,
• die Arbeitslosenversicherung,
• die Familienzulagen.

Die Beiträge an die Sozialversicherungen werden von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen:




Die Krankentaggeldversicherungen sind freiwillig. Leistungen und Beiträge variieren je nach Versicherer und Betrieb. 

Buchhaltung

Einfacher Grundsatz:
Der Arbeitgeber ist für die Abrechnung und Überweisung der Beiträge verantwortlich. 
Er zieht die Beiträge vom Bruttolohn des Arbeitnehmenden ab und leitet diese zusammen mit den Arbeitgeberbeiträgen an die jeweilige Kasse/Versicherung weiter. 
Der Arbeitnehmer erhält den Nettolohn ausbezahlt. 
Für jede Sozialversicherung wird ein eigenes Kreditorenkonto geführt. 

In der Buchhaltung gibt es somit 4 Geschäftsfälle: 

1. Berechnung der Arbeitnehmerbeiträge, Abzug der Beiträge vom Bruttolohn:

Soll Konto	an	Haben Konto
5000 Lohnaufwand	an	2011 Kreditor Sozialversicherung

2. Auszahlung des Nettolohns:

Soll Konto	an	Haben Konto
5000 Lohnaufwand	an	1020 Bank

3. Berechnung der Arbeitgeberbeiträge:

Soll Konto	an	Haben Konto
5700 Sozialversicherungsaufwand	an	2011 Kreditor Sozialversicherung

4. Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge an Institutionen:

Soll Konto	an	Haben Konto
2011 Kreditor Sozialversicherung	an	1020 Bank

2. Kosten beim Ausfall von Mitarbeitenden

Um die Kosten beim Ausfall von Mitarbeitenden beurteilen und buchhalterisch erfassen zu können, braucht es Grundkenntnisse

des Sozialversicherungsrechts: 

• Welche Kosten werden durch die Versicherungen gedeckt?

und des Arbeitsrechts: 

• Wie lange muss der Lohn weiter bezahlt werden, auch wenn keine Versicherung dafür aufkommt (Lohnfortzahlung)? 
• Wann darf einem Arbeitnehmenden nicht gekündigt werden (Kündigungsschutz)? 

Kündigungsschutz und Lohnfortzahlungspflicht sind zwei paar Schuhe.  
Es kann sein, dass kein Lohn mehr bezahlt werden muss, eine Kündigung aber noch nicht möglich ist. 

 

Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers

Kommt nur in Frage, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Grund der Absenz liegt in der Person des Arbeitnehmers. Krankheit oder Unfall, nicht aber Naturkatastrophen, Pandemien etc.
• Die Absenz ist unverschuldet
• Das Arbeitsverhältnis dauert mindestens drei Monate
  

ohne Versicherungsschutz (Krankheit):
Wie lange der Lohn beim Ausfall eines Mitarbeiters weiter bezahlt werden muss, ist in erster Linie im Arbeitsvertrag geregelt. 
Fehlen entsprechende Regelungen, kommt ein allfälliger Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zur Anwendung. Ist keines von beiden vorhanden, gelten die gesetzlichen Bestimmungen. 
In der Gerichtspraxis kommen sogenannte Anspruchsskalen zur Anwendung, die je nach Region unterschiedliche Regelungen enthalten:




Während dieser Zeit besteht wird der volle Lohn bezahlt. 



mit Versicherungsschutz (Krankentaggeld, Unfall): 
Der Arbeitgeber ist nur während den genannten Fristen zur Lohnzahlung verpflichtet bzw. bis der Versicherungsschutz greift. Die Versicherungen bezahlen 80% des durchschnittlichen Lohnes der letzten 2 Jahre.
 

Kündigungsschutz: 

Es kann sein, dass der Arbeitgeber den Lohn nicht mehr bezahlt, der Arbeitsvertrag aber weiterhin gültig ist.
 
Bei Krankheit und Unfall
Das Kündigungsverbot gilt jeweils ab Beginn der ganzen oder teilweisen Arbeitsunfähigkeit:
1. Dienstjahr: 30 Tage
2. bis 5. Dienstjahr: 90 Tage
ab 6. Dienstjahr: 180 Tage

Bei Mutterschaft
während der ganzen Dauer der Schwangerschaft und in den 16 Wochen nach der Niederkunft

Obligatorischer Militär- und Zivilschutzdienst
während des Dienstes und während vier Wochen vorher und nachher (ab einer Dauer von 11 Tagen)

Wichtig: Diese Sperrfristen gelten erst nach Ablauf der Probezeit und nur bei Kündigung durch den Arbeitgeber.

Arbeitsaufträge

Alleine oder in zweier Teams werden Sie dem Rest der Klasse die Grundlagen einer Sozialversicherung erklären.

Hierzu bereiten Sie eine Präsentation vor. Dauer 5 – 10 Minuten. In der Wahl des Formates sind Sie frei (Papier, Powerpoint, Web etc). Eine digitale Kopie im Sinne einer Zusammenfassung muss zum Schluss abgegeben werden können.

Die Informationen mit einem detaillierten Auftrag finden Sie im jeweiligen Blogbeitrag: 

Unfallversicherung
Pensionskasse
Krankentaggeld
Familienausgleichskasse
Erwerbsersatzordnung bei Dienstleistenden
Erwerbsersatzordnung bei Mutterschaft
Sozialversicherungen für Selbstständig Erwerbstätige

Rechenbeispiele

Zusammenfassung der Rechenbeispiele mit Buchungssätzen
Rechenbeispiel bei Krankheitsfall

Weiterführende Informationen

Sämtliche Informationen finden Sie im „Ratgeber Sozialversicherungen für KMUs“ (Umfang 103 Seiten)